Új számla kiállítása

Az új számla kiállítását az Új számla feliratú gombbal kezdeményezhetjük, mely elérhető a program felületén a bal felső sarokban, vagy a számlalistában is a bal felső sarokban.

A két helyről történő megnyitás között csak az a különbség, hogy a

számlalistában található Új számla gombbal előlegszámla is kiállítható, míg a program fő felületén a

bal felső sarokban lévő Új számla gomb egyből egy normál számla kiállítására alkalmas ablakot nyit meg.

Amennyiben több számlatömböt használunk, úgy első lépésben megjelenik a számlatömb kiválasztására használható párbeszédablak. A számlatömb választására a számlaszerkesztő ablak felső részében jobbra, a mégsem gomb mellett is lehetőség van.

 

A SZÁMLA ADATOK FÜL

A számla legfontosabb adatai ezen a Számla adatai fülön találhatók.

Számlázási cím

Töltsd ki értelemszerűen a vevő nevét, irányítószámát, település, utca házszám mezőket, valamint a partner adószáma mezőket.

Amennyiben négyjegyű magyar irányítószámot adsz meg, úgy a település automatikusan kitöltődik.

Egyéb adatok

Adjuk meg a számla kelte, teljesítés kelte, fizetési határidő dátumokat, valamint a fizetési módot. Ezután válasszuk ki a számla devizanemét. Az árfolyam mező csak akkor lesz aktív, ha a devizanem nem Ft, vagy HUF, ekkor az árfolyam mező mellett használható , melynek hatására egy naptárból való dátumválasztás után a program megkísérli betölteni a Magyar Nemzeti Bank weboldalán található árfolyamot a kiválasztott dátumon. Amennyiben ez sikertelen, vagy a devizanem nem felismerhető, úgy az árfolyam mező üres marad, kézzel beírható az árfolyam.

Tételek felvitele, műveletek

Új tételt a számlára az Új tétel nyomógombbal tudunk felvinni, ekkor megjelenik a tétel felvitelére használható párbeszédablak:

A Megnevezés mezőbe kezdjük el begépelni a tétel nevét. Ha van terméktörzs, akkor a program a beírt megnevezés alapján javaslatot tesz a legördülőben a tétel gyors kiválasztása érdekében.

A termék kiválasztása után, ha a terméknek vannak fiókjai, akkor az a megnevezés mező alatt megjelenik.

A Cikkszám mezőben megadható a termék cikkszáma. Ha itt entert nyomunk, akkor a program cikkszám, vagy EAN kód alapján megpróbálja a terméket kikeresni  (nem kötelező).

A VTSZ/SZJ mezőben megadható a termék, vagy szolgáltatás VTSZ / SZJ / TESZOR száma (nem kötelező).

A Mennyiség mezőben felvihető az adott tétel mennyisége, ezzel lesz felszorozva a megadott egységár.

A Mennyiség melletti Mennyiségegység mezőben begépelhetjük, vagy kiválaszthatjuk a használni kívánt mennyiségegységet.

A Nettó egységár mezőben adható meg a tétel nettó (ÁFA nélküli) egységára, ez lesz felszorozva a mennyiség mezőben megadott mennyiséggel.

Az ÁFA kulcs mezőben választható ki a szükséges ÁFA kulcs. Ha nincs a legördülő listában a keresett áfa kulcs, használjuk az áfa kulcs mező melletti ikont.

A Bruttó egységár mező a nettó egységár és ÁFA kulcs kiválasztása után automatikusan számítódik, de akár a bruttó egységárban is megadhatjuk a termék árát.

Ha a termék a terméktörzsből származik, úgy az ár mellett jobb oldalt megjelenik annak az árcsoportnak a neve, ahonnan az ár származik.

A program a számla nyomtatása során mindig azt az összeget (nettót, vagy bruttó) fixálja le, amelyiket begépeltük, vagy amelyik a terméktörzsben rögzítésre került. Azaz ha azt szeretnénk, hogy a kerekítésekből ne legyen más összeg, mint amit terveztünk, akkor mindig azt az árat gépeljük be, amelyiket fixen akarjuk tartani.

A Kedvezmény mezőben százalékos mértékben adható meg a kedvezmény mértéke, ami levonandó a megadott összegekből.

Az ablakban a Rendben nyomógombbal a tétel felvitelre kerül, majd a tételfelviteli ablak bezáródik.

A Rendben, következő nyomógomb hatására a tétel felvitelre kerül, de az ablak nem záródik be, egyből lehet újabb tételt felvinni.

Az Új termék gombbal olyan termékkel bővíthető a terméktörzs, ami addig a törzsben nem szerepelt.

A Termék kereső ablak megnyitja a terméklistát, ahol nagyobb ablakban kereshető ki a szükséges termék.

A Mégsem gombbal kiléphetünk a tételfelviteli ablakból.

Amennyiben az előfizetés készletkezelésre is kiterjed, úgy a Raktár legördülőben változtatható az alapértelmezett kivételezési raktár.

A termék adatlapja a kiválasztás után jobb oldalon megjelenik.

Ha a termék adatlap esetleg túl sok helyet elfoglal, lehetőség van a tételfelviteli ablakot kisebb méretben is kezelni, ehhez a kis méret gombra kell kattintani.

A második, Megjegyzés fülön lehetőség van a tételhez megjegyzést felvinni, ami alapból a számla alján hivatkozással fog megjelenni.

 

Tétel módosítása, törlés és egyéb műveletek

A számlaszerkesztő ablakban a tétel módosítása a Módosítás gombbal lehetséges, a Törlés gombbal pedig törölhetők a kijelölt tételek. A Módosítás gombbal ugyanaz az ablak jelenik meg, ami előzőleg az új tétel felvitelekor ismertetésre került.

A tételek több dokumentumtípuson keresztül egyszerűen vágólap műveletekkel másolhatók, kivághatók.

Ha tételeket szeretnénk másolni, akkor jelöljünk ki több tételt (CTRL gomb nyomva tartásával), majd kattintsunk a Másolás nyomógombra, majd a cél helyen kattintsunk a Beillesztés gombra. Ennek hatására a cél helyen is beillesztésre kerülnek a tételek.

Amennyiben kijelölés után a Kivágás gombot használjuk, úgy a forrás helyről a tételek törlésre kerülnek, majd a Beillesztés gombbal a cél helyen beilleszthetők.

Az ÁFA váltás nyomógombbal lehetőség van arra, hogy tömegesen a felvitt tételek ÁFA kulcsát módosítsuk egy másikra. Ez hasznos akkor, ha az alapból más ÁFA kulcsú termékekből álló számlát 0% ÁFA kulccsal kell kiszámlázni. Itt meg tudjuk adni azt is, hogy az áfa váltás következtében melyik ár fixálódjon.

 

Kedvezmény a tételekre

Az összes, vagy az éppen kijelölt tételre a Kedvezmény gombbal lehet százalékos kedvezményt adni.

Ehhez használjuk a Kedvezmény gombot, majd a megjelenő ablakban adjuk meg a kedvezmény mértékét százalékban.

Ezután válasszunk, hogy minden tételre, vagy csak a kijelölt tételekre akarunk-e kedvezményt adni?

Ha elrontottuk, vagy törölni szeretnénk a kedvezményt, akkor egyszerűen hagyjuk üresen a kedvezmény mértéke mezőt és úgy fogadjuk el az ablakot.

 

A LEVELEZÉSI CÍM FÜL

A Levelezési cím fül kitöltése nem kötelező, de kitöltése esetén a számla fejlécében a vevő adatai alatt „Levelezési cím” felirattal megjelennek ezek az adatok. Javasoljuk használatát, ha a számla postázásra kerül és szükséges a levelezési címet is feltüntetni, ami eltér a számlázási címtől.

 

A VEVŐ ADATAI FÜL

A Vevő adatai, ha eltér fülön a bal oldali Vevő adatai szekcióban kitöltött mezők nem befolyásolják a számla nyomtatási adattartalmát, csupán statisztikai célokat szolgálnak, például ha a számla egészségpénztár részére számlázandó, akkor itt adható meg, hogy ki volt a tényleges vevő és a számlalistában ilyen esetben a Vevő neve, címe mezőkben ez az adat jelenik meg. Ha nincsenek kitöltve az itt található Vevő adatai szekcióhoz tartozó mezők, akkor a Vevő neve, címe mezőkben a számlázási cím részben megadott (első fül) adatok fognak szerepelni.

Az Egészségpénztári vevő adatai szekcióban megadott adatok feltüntetésre kerülnek a számlán is, a számlázási cím alatt közvetlenül. Ezt az egészségpénztár részére történő számlázáskor javasoljuk, amikor fel kell tüntetni a vevő nevét és egészségpénztári kódját is.

 

A MEGJEGYZÉS A DOKUMENTUMON FÜL

A Megjegyzés a dokumentumon fülön megadott szöveg megjelenik a számla alján. A megjegyzés megadásakor alapvető formázási műveletek is használhatók.

 

Számla lezárása, nyomtatási kép

A számlaszerkesztő ablak felső részén található Nyomtatási kép nyomógombbal a számla tartalma ellenőrizhető.

A számla szerkesztése a Rendben gombbal lezárható.

A Mégsem gombbal a számlaszerkesztő ablak bezárható, a számla nem kerül mentésre.

A számla mentésekor (Rendben gombbal), a következő ablak jelenik meg, ahol választhatunk, milyen formában mentjük a dokumentumot és megadhatjuk azt is, ha a kiállítandó számlával kapcsolatban a kiállítás pillanatában pénzügyi teljesítés is történt:

Jobb oldalt csak azok a fizetési módok jelennek meg, melyek valamely pénztárhoz is kapcsolódnak, ide beírva az összegeket egyből kiegyenlíthetjük a számlát. A fizetési módok melletti kis nyíl gomb a teljes összeget beemeli az adott rubrikába.

 

A Félretesz nyomógomb a számlát félretettként menti.

 Mi az a félretett számla?

A félretett számla valójában nem számla, nem szerepeltethető könyvelésben, nem használható fel ÁFA visszaigénylésre. Egy olyan dokumentum, ami a számla, vagy díjbekérő szerkesztésekor jön létre sorszám nélkül, még módosítható állapotban, melyet később szerkeszthetünk, vagy végleges formájában akár érvényes számlaként elmenthetünk. A félretett számla a számlalistában dőlt betűvel jelenik meg.

A Mentés nyomógomb menti a dokumentumot, nyomtatásra használható ablakot nem nyit, majd zárja a számlaszerkesztőt.

A Mentés papír nyomtatás, vagy elektronikus számla nyomógomb menti a számlát, zárja a számlaszerkesztőt, majd megnyitja a számla nyomtatási képét, ahol lehet nyelvet választani és papírra nyomtatni, vagy elektronikus számlaként menteni.