Beemelhető költség számlák, hogy a kiadásainkkal is egyszerűen tisztában lehessünk

Milyen számlák jelennek meg a kezdőlapon beemelhetőként?

Ha valaki vállalkozásunk számára kiállít egy számlát, az online adatszolgáltatási kötelezettség miatt már ÁFA tartalomra való tekintet nélkül be kell küldenie a NAV-hoz. A beküldött számla adatokat InnVoice számlázó szoftverünk le tudja kérni, így bejövő számláink egyből elérhetők lesznek a Kezdőlapon és beemelhetjük azt költségeink közé.

Új számla értesítésére a képernyő jobb felső sarkában található ikon figyelmeztet.

A költség számlák beemelésének céljai:

1. egy felületen elérhetők a kiadások-bevételek
2. az utalásfigyelő funkcióval a fizetési határidők nyomon követhetők
3. gyorsabb a bevételezés
4. könyvelési folyamatok egyszerűsödnek az információ megosztással

A bejövő számla akkor innen kinyomtatható, letölthető?

Nem, mert csak az adatokat emeljük át, a számlaképet nem. Ha a számla képére is szükség van, mellékletként a felvitt költség számlához csatolható.

Kötelező-e a beemelhető számlák funkció használata?

Nem kötelező a használat, a megjelenő számlák beemelése figyelmen kívül hagyható

A számla beemelésének lépései: 

1. Kezdőlapon kattintsunk a beemelés funkcióra
2. A megjelenő számlaszerkesztő ablakban ellenőrizhetjük az adatokat. Itt van lehetőségünk melléklet csatolására is.
3. Soroljuk kategóriába a számlát. Amennyiben szeretnénk szerkeszthetjük a kategóriákat
4. Kattintsunk a Rendben nyomógombra a számla mentéséhez.
5. A megjelenő ablakban jelölhetjük, hogy a számlát már kifizettük-e vagy sem. Amennyiben nem jelöljük a kiegyenlítést, a számla az utalandó számlák közé kerül. A fizetési határidő napján a szoftver e-mailben értesít a kiegyenlítés szükségességéről.
6. A számlát a szoftver mentette, elérhető a költség menüpontban a megfelelő dátum beállításával.

Egyéb lehetőségek:

1. Már mentettem a számlát, az adott számla beemelésére nincs szükségem.
   Ebben az esetben a kezdőlapon a piros X-re kattintva a számla figyelmen kívül hagyható
2.  Beemeltem a számlát, de nincs rá szükségem. Mivel a költség menüpontban lévő tételek nem szigorú számadásúak, a bejövő számla az alábbi lépésekkel törölhető: Költség menüpont/számla kijelölés egy kattintással/Törlés

    

   

3.  A könyvelőm kéri a bejövő számlákat: Amennyiben a könyvelőnek hozzáférési jogosultságot ad (jobbra fent fogaskerék / Meghívott felhasználók menü), a számlákat ő is le tudja kérni, így időt takarítunk meg könyvelőnknek és magunknak egyaránt.

4. Kategória váltás: előfordul, hogy egy költség számlát tévedésből rossz kategóriába soroltunk a mentéskor, vagy egyszerűen átkategorizálnánk. Ehhez nem kell mást tennünk, mint megnyitni a számlát, kattintani a megfelelő kategórián, majd a Rendben gombbal menteni.
5. Kiegyenlítettség mentése/változtatása: a számla mentésekor (közvetlenül a Rendben gomb használatát követően) megadható a számla kiegyenlítésének dátuma és módja. Így könnyen, gyorsan jelölhetjük, ha a számlát már kifizettük. Ez a funkció használható már mentett bejövő számla esetén is. Ilyen esetben egyszerűen nyissuk meg a számlát, változtatás nélkül kattintsunk a rendben gombra, majd a megjelenő ablakban adjuk meg a kiegyenlítésre vonatkozó információkat. Ugyanígy felül is tudjuk írni a korábban megadott befizetés információt. 

Abban az esetben, ha egy számla beemelésénél jóváhagyjuk az automatikus beemelés funkciót, a számlakibocsátó következő számlája beavatkozás nélkül a költségek menüpontba kerül, a szoftver felismeri a kibocsátót és menti a bizonylatot a kiadások közé.