Vevői portál — partner meghívása és rendelések kezelése

Ebből a cikkből megtudod, hogyan adhatsz a partnerednek (vevődnek) hozzáférést a vevői portálhoz, ahol ő önállóan adhat le megrendeléseket nálad. A cikk az Innvoice felhasználóknak szól — vagyis neked, aki a partnereddel a rendszert használja.

Mire jó a vevői portál?

A vevői portál egy olyan felület, amit a vevőd használ:

• Saját maga adhat le megrendelést a katalógusodból.
• Látja a korábbi rendeléseit és azok státuszát.
• Letöltheti az általa kapott szállítóleveleket és számlákat PDF-ben.

Így neked sem telefonon, sem e-mailben nem kell felvenned a rendeléseket — a vevő közvetlenül a rendszeredbe küldi be őket, és ott azonnal feldolgozhatod.

A partner meghívása a portálra

1. Nyisd meg a partnert a Partnerek listából.
2. A partner panelen lépj a „Portál hozzáférés" fülre.
3. Ha még nincs hozzáférés, ezt látod: „Még nincs portál-hozzáférés."
4. Kattints a „Meghívás küldése" gombra.
5. A megnyíló ablakban:
   • E-mail cím: ide érkezik majd a belépési link.
   • E-mail nyelv: Magyar / English / Deutsch / Slovenský.
6. Kattints a Küldés gombra.

A vevőd ezután kap egy e-mailt a megadott címre a belépési linkkel.

Fontos tudnivalók a meghívóról:

• A link 7 napig érvényes, és egyszer használatos.
• Ha lejár vagy felhasználódik, küldj újat az „Újraküldés" gombbal.

Több ember egy partnernél

Egy partnerhez több portál-felhasználót is meghívhatsz (pl. beszerző, asszisztens, ügyvezető). Mindegyiküknek külön e-mail cím alapján adsz hozzáférést, és mindegyikük külön saját belépési linket kap.

Hozzáférések kezelése a „Portál hozzáférés" fülön

A fülön négyféle állapotot láthatsz:

Korábbi meghívók

A fül alján találod a „Korábbi meghívók" listáját — itt láthatod az összes korábbi meghívó állapotát:

• kiküldve
• felhasználva
• visszavonva
• lejárt

Ez egyfajta naplóként is szolgál.

Mit fog látni és csinálni a vevőd a portálon?

Erről egy külön cikk szól a végfelhasználói súgóban — ezt a linket akár közvetlenül el is küldheted a vevődnek. Röviden viszont jó tudni, mi a vevő útvonala:

1. E-mail belépés: az általad küldött meghívót megnyitva → „Belépek" gombbal aktiválja a fiókját.
2. Későbbi belépések: a vevő egyszerűen az e-mail címét adja meg, és egyszer használatos belépési linket kap (nincs jelszó).
3. Új rendelés: a katalógusból termékeket vesz fel, mennyiséget állít, opcionálisan tétel-szintű megjegyzést ad.
4. Cím és szállítás: ha több címe van, kiválasztja a számlázási és szállítási címet, megadhat kért szállítási dátumot.
5. Rendelés leadása: a „Rendelés leadása" gombbal véglegesíti — ezután a rendelés azonnal megjelenik nálad.

A portálról beérkező rendelések kezelése

A vevő által leadott rendelések a Rendelések listában jelennek meg — ugyanott, ahol a manuálisan felvitt rendeléseket is kezeled. A rendelés tartalmazza:

• A vevő által kiválasztott tételeket (termék, mennyiség, tétel-szintű megjegyzés)
• A választott számlázási és szállítási címet
• A kért szállítási napot (ha megadta)
• A rendelés megjegyzését

A rendelés státusza végigjárja a megszokott folyamatot: Új rendelés → Feldolgozás alatt → Teljesítve (vagy Visszamondva). A kiállított szállítólevél és számla automatikusan megjelenik a vevő portálján is — onnan letöltheti PDF-ben, és látja a számla fizetési státuszát is (Fizetve / Fizetésre vár).

Tipp: A vevő által megadott tétel-szintű megjegyzéseket nézd át komissiózás előtt — itt rögzítheti pl. a kért kiszerelést, lejárati időt, vagy egyéb kérést.

Portál megjelenése (branding)

A vevő által látott portálon megjelenik a céged logója, neve, és az ügyfélszolgálati elérhetőségek (telefon, e-mail, ügyfélszolgálati idő). Ezeket az adatokat a rendszer beállításai között konfigurálhatod.

Gyakori kérdések

Mi van, ha a vevő nem kapja meg a meghívó e-mailt? Először nézd meg az „Aktív meghívók" szekciót — láthatóan kiment-e. Ha igen, kérd meg a vevőt, hogy nézze meg a spam mappát is. Ha ott sincs, kattints az „Újraküldés" gombra.

Vissza tudom vonni a meghívót? Igen — az aktív meghívónál a „Visszavonás" gombbal. Ezután a link már nem használható.

Hogyan tiltom le egy korábbi munkatárs hozzáférését? Az aktív felhasználónál a „Letiltás" gombbal. A vevő ekkor a portálon ezt az üzenetet kapja: „A fiókod le lett tiltva, vedd fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal." Bármikor visszakapcsolhatod az „Engedélyezés" gombbal.

A meghívó link meddig érvényes? 7 napig, és egyszer használatos — első sikeres belépés után érvénytelenedik. Ezt követően a vevő a saját e-mail címével kér majd magának belépési linket.

Lehet egy partnerhez több portál-felhasználót rendelni? Igen — annyit hívhatsz meg, amennyi szükséges. Mindegyik külön saját e-mail-címmel lép be.

Megakadályozhatom, hogy a vevő bizonyos termékeket lásson? Igen — a partner adatlapján a „Hozzáférhető termékcsoportok" fülön bejelölheted, mely termékcsoportokat látja. Üresen hagyva mindent lát.

Mit állíthatsz be meghívás előtt?

A partner csak akkor tud sikeresen rendelést leadni, ha az alábbiak meg vannak adva a partner adatlapján:

1. Számlázási cím (kötelező)

A partnernek legalább egy számlázási címe kell, hogy legyen. Ennek hiányában a portálon ez az üzenet jelenik meg, és nem tud rendelést leadni:

„Nincs számlázási cím beállítva. A rendelés leadásához vedd fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal."

A cím rögzítése:

1. Nyisd meg a partnert a Partnerek listából.
2. Lépj a Címek fülre.
3. Kattints az „Új cím" gombra.
4. Töltsd ki:
   • Cím típusa: Számlázási (vagy Szállítási / Egyéb)
   • Megnevezés (pl. raktár neve)
   • Ország (ISO kód), Irányítószám, Város, Utca, házszám
5. Mentés.

Tipp: Egy partnerhez több címet is rögzíthetsz. Ha több számlázási vagy szállítási címe van, a portálon legördülő listából tudja kiválasztani, hogy melyikre kéri a rendelést. Ha csak egy van, azt a rendszer automatikusan használja.

2. Termékcsoport-hozzáférés (opcionális)

Alapértelmezés szerint a partner a teljes termékkatalógust látja a portálon. Ha azt szeretnéd, hogy csak bizonyos termékcsoportokat lásson:

1. A partner adatlapján menj a „Hozzáférhető termékcsoportok" fülre.
2. Pipáld ki az Elsődleges és/vagy Másodlagos termékcsoportokat, amelyekhez engedélyezed a hozzáférést.
3. Üresen hagyva: „Nincs korlátozás beállítva — a partner az összes terméket látni fogja a portálon."

A „Mindet kijelöl" és „Kijelölés törlése" gombokkal gyorsan állíthatsz.